EazyProject integration til Business Central Cloud

Fuld kontrol over jeres projekter

Vi har sammen EazyProject udviklet en løsning, som sørger for at opdatere data, der deles af virksomhedens administrative bogholderiløsning Business Central og projektstyringsløsningen EazyProject. Tilsammen udgør løsningen et perfekt projektstyringsværktøj og en opdateret overskuelig økonomiløsning.

Målgruppe

• Virksomheder der allerede benytter sagsmodulet i Business Central, og gerne vil overgå til EazyProject
• Virksomheder der allerede benytter eller skal til at benytte EazyProject

Hovedfunktionalitet

Vi har mange års erfaring med projektstyring i både Dynamics NAV/Business Central og med integrationspakker til f.eks. EazyProject. Vi kan derfor hjælpe jer igennem en hurtig og enkel igangsætning, da vi kender processerne og ”taler” jeres sprog samt kan stille de rigtige spørgsmål inden projektet går i gang.

Dette giver blandt andet:

• Synkronisering af kunder, leverandører samt posteringerne af købsfaktura og købskreditnota.
• Salgsfaktura, som oprettes i EazyProject, oprettes automatisk som salgsfaktura i Business Central.
• Projekter/sager, som oprettes i EazyProject, oprettes automatisk i Business Central som dimensionsværdier til dimensionen Projekt.

Hvordan gør vi

1  Afklaringsmøde
Vi starter med et afklaringsmøde, hvor vi aftaler en tidsplan – vi kan normalt implementere indenfor fire uger – baseret på en gennemgang af de forskellige funktionsområder og hvad jeres fremtidige forretningsgange skal være.

Vi gennemgår følgende punkter:

• Projektstyring og administrativ løsning i dag
• Udlæg og omkostninger på sager
• Kilometerpenge og Tidsregistrering
• Igangværende arbejder
• Opgradering/konvertering
• Fakturering/udskrivning
• Eventuelle tillægsløsninger
• Tidsplan, vi kan normalt implementere indenfor 4 uger
• Omfang af konsulentbistand

2  Opsætning af testmiljø
For I kan få fuld forståelse for, hvordan løsningerne arbejder sammen, opsætter vi et testmiljø, hvor vi sammen danner transaktioner og ser flowet i løsningen.

3  Undervisning
Foregår i testmiljøet

4  Implementering af integration

5  Go Live

6  Evt. implementering af tillægsprodukter

Processer

Integrationen understøtter følgende processer:

Debitorer: vedligeholdes i Business Central og hvis de er relevante for EazyProject, markeres debitoren i Business Central, hvorved debitoren oprettes/opdateres i EazyProject.

Denne procedure er valgt, da det oftest er bogholderiet, der er opmærksomme på f.eks. adresseændringer og er bevidste om andre data omkring debitorer.

Eksempel på en debitor i Business Central.

På debitoren er dimension afmærket med Projekt, således at denne optræder i EazyProject.

Kreditorer: Oprettes og vedligeholdes i Business Central, og hvis de er relevante for EazyProject, markeres kreditoren i Business Central, hvorefter kreditoren automatisk
oprettes/opdateres i EazyProject.

For at håndtere kreditorer er der oftest knyttet yderligere oplysninger omkring betalingsmetode mv., som kun bogholderi har kendskab til.

Eksempel på en kreditor i Business Central.

Tilsvarende debitor er dimension på kreditor afmærket med Projekt, således at denne optræder i EazyProject.

Projekter/Sager: Oprettes og vedligeholdes i EazyProject, og opdateres automatisk i Business Central. Projekterne har altid sin start i projektgruppen og oprettes og vedligeholdes naturligt her.

Beskrivelsen af projektet er begrænset til 50 karakterer (de første 50 karakterer i beskrivelsen fra EazyProject). Alle finansposteringer i Business Central, der er relevante for projekterne, vil efter bogføring bære en synlig kode for det relevante projekt.

Efterfølgende er vist hvordan registrering af købsfakturaer ved tildeling af en projektkode, vil sikre at posteringer rammer det korrekte projekt i EazyProject. På samme vis overføres salgsfakturaer fra EazyProject og de vil tilsvarende bære en projektkode.

Eksempel på projekter i Business Central overført fra EazyProject.

Købsfakturaer: Bogføres i Business Central, oftest via indlæsning med Document Capture (standard tillægsprodukt til Business Central).

Ved bogføring tager man standpunkt til om det er udlæg til viderefakturering eller blot en udgift, der skal belaste projektet. Posteringerne overføres automatisk til EazyProject, og er derved klar til en eventuel viderefakturering til debitor. Samme funktionalitet findes for købskreditnotaer.

Eksempel på registrering af Købsfaktura på projekt i Business Central inden bogføring.

Salgsfakturaer: Dannes i EazyProject, udskrives herfra og opdateres automatisk som
salgsfakturaer og kan herefter bogføres i Business Central med den ligeledes overførte
projektkode. Samme funktionalitet findes for salgskreditnotaer.

NOTE! Når der i ovenstående er nævnt at data overføres automatisk, betyder det i praksis, at I opsætter et interval for hvornår der næste gang skal udveksles data. I kan dog altid selv aktivere at integrationen sættes i gang.

Eksempel på overført salgsfaktura med projektkode i Business Central inden bogføring.

Finansbogholderi:

Eksempel på visning af data på valgt projekt og relevante finanskonti. Data kan nemt også overføres til Excel.

Eksempel på oversigt over flere udvalgte relevante projekter på relevante konti. Data kan nemt overføres til Excel.

Igangværende arbejder: Grundlaget for at opgøre igangværende arbejder findes i EazyProject, uanset hvilken metode I anvender. De fleste af vores kunder bogfører de igangværende arbejder i Business Central, som en samlet sum månedligt med en efterfølgende tilbageførsel. Der er derfor ikke udviklet nogen integration til dette, men hvis I ønsker en projektspecifik bogføring af igangværende arbejder i Business Central kan dette ske ved kopiering af data fra Excel regneark til kassekladden eller ved brug af gentagelseskladder.

Relevante tillægsprodukter

Der er mange muligheder for at bygge videre på løsningen.

Nedenstående er elementer, som nemt kan integreres med løsningen:

• Tidsforbrug
• Pay-When-Paid
• Continia Payment Management
• Continia Document Capture